Atendimento ao cliente nas escolas é assunto sério e prática que exige esforço e dedicação.

Para reter alunos não basta ter somente uma estrutura moderna, instrutores capacitados e material atualizado. A fidelização começa no momento em que ele chega pela primeira vez na sua instituição.

Neste artigo vamos abordar pontos importantes do atendimento ao cliente que, se executados de forma correta, poderão contribuir para a retenção escolar e impulsionar as matrículas na sua escola. Boa leitura!

Atendimento ao cliente: aprenda práticas infalíveis

1. Treinamento de equipe

O primeiro grupo que precisa de atenção é a equipe de atendimento ao cliente. Transmitir serenidade, cordialidade e a sensação de ser sempre bem-vindo é uma forma de demonstrar valor e comprometimento ao aluno.

É importante não cometer deslizes em relação a apresentação visual dos atendentes, para não causar a má impressão ao aluno sobre a instituição. Oriente sua equipe a ter os uniformes sempre limpos e bem passados.

Treine constantemente sua equipe apresentando as técnicas corretas de tratamento ao aluno e tecnologias que possam otimizar o trabalho diário e o conhecimento sobre todos os cursos ministrados.

Ao passar alguma informação ao aluno, o atendente tem que ser claro nas explicações e também ser um bom ouvinte. A fala tem que ser ponderada, com voz firme e ao mesmo tempo sereno. Jamais pronunciar gírias chulas ou palavrões.

Nunca permita que ocorra um tratamento rude com o aluno, mesmo que ele não esteja na razão. No caso de um conflito, treine o atendente para que mantenha a calma e chame seu supervisor para sanar o incidente.

Saiba mais sobre equipe escolar com o nosso artigo Qual a equipe escolar ideal para a minha escola?

2- Informações digitalizadas

Outro ponto que ajuda e facilita muito no atendimento ao cliente é a busca de informações solicitadas.

Grande parte das reclamações registradas na internet são de instituições que demoram para apresentar documentos solicitados ou desparecem com informações importantes, vinculadas ao curso.

Por isso, é importante guardar de forma integral e preventiva todo o histórico do aluno.

Não descarte nenhum tipo de documento que possa ser usado e/ou requerido futuramente para comprovar o desempenho do aluno.

Se tiver pouco espaço físico para arquivar, destine um funcionário ou contrate uma equipe especialista para digitalizar todos os documentos.

Crie também atalhos para tarefas específicas, como requisição de certificados, solicitação de vista de prova e cartas de referências para outras instituições.

Com as rotinas bem definidas, os alunos terão a rapidez e facilidade ao solicitar seus documentos, evitando desgastes não só para o solicitante como também para o atendente e a instituição.

Use a tecnologia ao seu favor e acabe com a burocracia. Afinal, eficiência no atendimento ao cliente deve ser a sua meta. Dá uma olhadinha na nossa lista com as melhores ferramentas de gestão escolar do mercado educacional.

3- Melhorias no ambiente

Pequenos ajustes no ambiente da sua escola poderão fazer toda a diferença no tratamento ao aluno quando ele buscar o atendimento.

Disponibilize cadeiras confortáveis para que a espera não seja cansativa, deixe um som ambiente agradável para estimular sua equipe e clientes.
Deixe fácil o acesso a itens de consumo como água, café ou refresco.

Mantenha o banheiro sempre limpo e também todo o espaço comum de atendimento, a higiene e organização dos locais garante uma sensação de bem-estar e acolhimento.

Decore o espaço do atendimento ao cliente com cores leves e utilize cartazes bem feitos sobre os cursos ministrados para atrair mais os alunos sobre a escola.

Ah, e invista em tecnologia e na tematização da escola. Equipamentos modernos, um bom plano de internet e peças temáticas dos seus cursos logo de cara fazem toda a diferença no atendimento ao cliente.

Leia agora mesmo nossas dicas sobre como deixar sua secretaria escolar impecável.

4- Atendimento ao cliente em vários canais

Outro ponto importante no atendimento ao cliente que deve ser levado em consideração é a comunicação em múltiplas plataformas.

Além de ter uma equipe escolar bem treinada e pronta a resolver todos os problemas dos alunos, pensar na facilidade da comunicação é essencial.

Insira sua escola nas redes sociais mais utilizadas: Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp. E mantenha-as sempre atualizadas, respondendo às solicitações por esses canais de forma rápida e eficiente.

Mantenha um bom relacionamento com seus alunos e os pais deles tanto pessoalmente, como no mundo virtual. Além disso, você pode aproveitar os demais benefícios das redes sociais como campanhas de captação, anúncios de cursos e outros.

Aprimore suas técnicas de comunicação escolar com o nosso material inédito, clique aqui.

5- Mantenha a transparência

Problemas acontecem em qualquer gestão de negócios e as escolas profissionalizantes não estão imunes a eles.

Não esconda os problemas na hora do atendimento ao cliente, isso causa desconforto nos pais e alunos, trazendo à sua instituição uma imagem negativa.

Como vimos no primeiro item, treine sua equipe escolar para ter jogo de cintura nas situações adversas e seja transparente nas relações com seus clientes.

Deixe-os a par dos verdadeiros prazos e datas de entrega de serviços. Se houver falhas, peça desculpas e tente resolver de forma cordial.

Como vimos neste texto, o atendimento ao cliente exige equipe qualificada e técnicas aplicadas diariamente. Também ficou clara a importância dele no fechamento de um negócio e até na fidelização de alunos.

Agora o seu próximo passo é entender melhor sobre a fidelização. Faça com que seus alunos indiquem a sua escola, baixe nosso material gratuito!

Fale com um dos nossos especialistas em Sistema de Ensino Interativo

Já pensou em investir no segmento da educação?

A Evolua possui mais de 20 anos desenvolvendo conteúdos e soluções tecnológicas para Escolas Profissionalizantes.

Hoje contamos com mais de 1.500 parceiros licenciados e 6 milhões de alunos que estão aprendendo de forma mais rápida e dinâmica.

Se você quer DESTACAR SUA ESCOLA NO MERCADO, ou pretende abrir sua escola de cursos, preencha o formulário, e vamos te mostrar que ser um parceiro Evolua te trará os mesmos benefícios de um franqueado, porém, com preços de licenciadoras.